Going My Way

電話をしたらメモをしてますか？

ビジネスで使うコミュニケーションツールとして、メールや電話、IMやSkypeなどがありますが、電話というのはまだまだ主流だと思います。そんな電話は普段どう使っているでしょう？ちゃんと電話のメモをしていますか？昨日話した通話の内容をちゃんと覚えていますか？

仕事で電話で取引先とかと話していると、電話できちんと伝えていても用件が伝わっていなかったり、漏れていたりすることが時々あるかもしれません。なぜでしょう。どうすればそういうことは防げるでしょう。

簡単です。通話のメモをとっておけばよいのです。手帳は使っていますか？そこに電話のメモを書いておくのです。重要なことだけ書けばいいのでしょうか？

できるだけ全部書いておきましょう。何時何分に誰々とこういう話をした。次回の打ち合わせはいつで、それまでに何をしておくべきかなんてことを書いておけばいいのです。そのメモはあとで参照するのが目的ですから、すぐにはがれるような付箋とか、裏紙のメモでなく、ちゃんと自分の手帳に書いておきましょう。この方法を1999年の5月から実践していますが、とても役立ちます。手帳に日時と時間を書いておくことで自分や取引先の言ったことが裏づけされるわけですし、手帳に書いておくことで安心して忘れることができます。

GTDでもいわれているように、自分の脳はHDDでなくCPUとして使うということに通じるでしょう。メモを必ずするということは、相手の話を良く聞くという動機付けにもなりますし、習慣にしてしまえばそんなに面倒ではありません。むしろ、忙しくて目も回るようなときでもメモを手帳に書いてあれば仕事も問題なく進められます。

電話をかけるときに、呼び出し音が鳴っている間に手帳に時刻や相手の名前などをさっと書き込み始める習慣をつけると始めやすいと思います。

もちろん手帳にメモした内容は、次の日のスケジュールを立てる際などにフォローすることが必要です。同じように電話でなくても手紙とか会話でもそういう癖をつけておくといいかもしれません。

ちょっとしたことで、やり方が変わることのひとつだと思います。ちなみに僕の場合はフランクリンプランナーのDaily Notes欄を利用しています。これも一種のlogです。

参考
まずはGetting Things Doneを読んでみる
日本語でわかりやすいGetting Thing Doneの解説

Posted by kengo at December 19, 2005 03:41 PM | TrackBack | I Think | Blog Search | English | QR | |